社内外との打ち合わせや会議、またはイベント等を主催するとき、参加者のスケジュール調整に苦労しますよね。
私も頻繁にミーティングを行いますが、特に複数の参加者がいる場合は調整のやりとりがとても大変です。
今回はスケジュール調整を簡単に行うことができる便利なツールを紹介していきます。
ツールを使うことでスケジュール調整の面倒な点を一気に解消することが可能です。
無料、事前登録不要で気軽に使うことができますので、是非とも参考にしてみてください。
以下の日程でご都合いかがでしょうかメーカー
- https://shirasaka.tv/ikano/ （web版）
メールやチャットでやりとりを行う場合に、
クリックするだけで日程候補の提案文を簡単に作ることができる、非常に便利なツールです。
使い方
①カレンダーの日程をクリックすると日付/曜日が入力されます。
②時間をクリックすると開始時間、終了時間の順に入力されます。
③日程候補を入力後、COPYボタンを押すことでクリップボードに出力されます。
あとはメールに貼り付けるだけです。
非常に簡単ですよね！
スマホ用アプリもあります
こちらのツールはスマホ用アプリがあり、スマホからでも使うことができます！
使い方は同様なので、スマホからでも簡単に調整メールを送ることができます。
是非ともダウンロードし使ってみてください！
アイテマス
こちらはGoogleカレンダーに連動させ、日程調整をすることができるアプリとなっています。
使い方（日程候補提案方）
日程候補提案型は、作成する人があらかじめ候補日を選択し、相手にその中から希望日程を選んでもらう調整タイプです。
▼web版をクリックすると使い方の動画が表示されます。※こちらはGoogleカレンダーと連携させずに使用することも可能です。
▼ミーティング時間候補を選び、下部の「招待リンクを取得」をクリックします。
クリップボードにURLがコピーされるので、こちらをメール等で相手に送ります。
受信側の使い方
▼送信されたリンクをクリックすると、以下のように作成者が選んだ候補から選択できるようになります。
候補から選択することで、候補日作成者にもメールで通知され、ミーティング日程が確定します。
Googleカレンダー連携を行なっている場合は、自動でGoogleカレンダーにも予定として入力されます。
使い方（空き時間提案型）
こちらはGoogleカレンダーと連携が必須となりますが便利な機能です。
こちらのカレンダーを共有し、相手側にて空き日程から日程を選んでもらう調整方法です。
▼Googleアカウントでログインします。
▼テンプレート設定⇨新規追加より時間、メッセージカレンダー設定など細かな設定を行うことができます。
▼設定後、公開リンクを取得を選択し、リンクを作成します。
クリップボードにURLがコピーされるので、こちらをメール等で相手に送ります。
使い方（受信側）
▼リンクを開くと、予定ありの箇所は黒塗りで選択できないようになっています。その他の空欄より選択します。
▼時間を選択すると相手にも通知され、ミーティング日程が確定します。
調整さん
調整さんは候補日を作成し、リンクをメンバーに送ることで、URL上で候補日の都合を伺うことできます。複数人の調整をする際に便利です。
使い方
▼イベント名を設定し、候補日をカレンダーより選択します。候補日程が入力されます。※時間はデフォルトだと19時となっているので適宜修正します。
出欠表を作るをクリックします。
▼リンクが作成されます。こちらを参加者に共有します。
使い方（受信側）
▼リンクを開くと候補日が掲示されています。出欠を入力するをクリックすることで、それぞれの日程に◯△×で回答することができます。
回答者の出欠が集計され、一目で最適な日がわかるようになっています。
他のおすすめツール
以上が、私がよく使用しているツールとなりますが、人気の日程調整ツールをいくつか紹介いたします。
LINEスケジュール
LINEを使っている人ならば、LINEの中にあるツールで簡単に調整することも可能です。
LINEグループならば、＋左下のボタンを押し、日程調整を選択することで、スケジュール機能を使うことができます。
入力方法は「調整さん」形式となっています。
Calendly
Calendlyは海外で1000万人のユーザーが使用しているツールです。残念ながら日本語対応はしていませんが、基本的に無料で使用することができます。
GoogleカレンダーやZoomと連携させて使用することも可能です。
機能が豊富ですので、是非とも触ってみてください。
まとめ
今回はスケジュール調整に大いに役立つツールを５つ紹介させていただきました。
これらのツールを使って無駄な調整時間を省き、イベントの中身を充実させましょう。
また、会議はSlackやAsana等のコミュニケーションツールを用いることでそもそもの回数を減らすことを考えましょう。
今後もビジネスに役立つツールを紹介していきたいと思います！
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